Tertibkan Pengelolaan Arsip, Bawaslu Purbalingga Gelar Rapat Penyusunan Daftar Arsip Usul Musnah

Purbalingga, Kamis (29/10/2026) — Dalam rangka mewujudkan tata kelola kearsipan yang tertib, akuntabel, dan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan, Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kabupaten Purbalingga menyelenggarakan Rapat Pengelolaan Kearsipan dengan mengusung tema “Penyusunan Daftar Arsip Usul Musnah” di kantor Bawaslu Kabupaten Purbalingga pada Kamis, 29 Oktober 2026.

Kegiatan ini menghadirkan narasumber Arsiparis Ahli Pertama Bawaslu Provinsi Jawa Tengah, Aldyno Paundra, serta perwakilan dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Dinarpus) Kabupaten Purbalingga, yakni Hasan Nurudin dan Murti.

Acara diawali dengan sambutan pembuka oleh Wawan Eko Mujito dalam sambutannya. Ia menyampaikan bahwa pengelolaan arsip di lingkungan Bawaslu Purbalingga masih memerlukan banyak pembenahan agar lebih profesional dan terhindar dari kesalahan prosedur. Terlebih, pada awal tahun 2026 ini, pihaknya telah menerima instruksi khusus untuk melaksanakan retensi arsip.

"Pengelolaan arsip kami masih belum profesional sehingga memerlukan bimbingan agar tidak terjadi pengelolaan yang kurang tepat. Selain itu, di awal tahun 2026 kami mendapatkan instruksi untuk melakukan retensi arsip," ungkap Wawan Eko Mujito.

Langkah Alih Media dan Prosedur Ketat Pemusnahan Arsip

Dalam paparannya, Arsiparis Ahli Pertama Bawaslu Provinsi Jawa Tengah, Aldyno Paundra, menegaskan bahwa sebelum arsip dimusnahkan, seluruh dokumen wajib melalui proses digitalisasi. Arsip yang akan dimusnahkan harus dipindai (scan) dan diarsipkan secara digital agar tetap dapat diakses untuk melayani pemohon informasi apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Aldyno juga memaparkan prosedur baku dalam pemusnahan arsip yang dimulai dari pembentukan Panitia Penilai Arsip (PPA) melalui penyusunan Surat Keputusan (SK) PPA yang melibatkan unsur Koordinator Sekretariat selaku ketua, staf dari setiap bagian pencipta arsip, serta dua hingga tiga orang arsiparis, termasuk permintaan personil arsiparis dari dinas kearsipan daerah. Langkah berikutnya adalah pelaksanaan rapat Tim Penilai Arsip dengan mengundang pihak internal dan eksternal untuk menyeleksi arsip berdasarkan Daftar Arsip Usul Musnah (DAUM) serta daftar usul serah dengan memperhatikan retensi berketerangan musnah atau permanen.

Rapat ini menghasilkan berbagai dokumen pendukung seperti daftar hadir, notulensi, berita acara PPA, surat pertimbangan PPA, dokumentasi, hingga daftar usul serah dan usul musnah. Setelah dokumen lengkap, tahapan dilanjutkan dengan pengiriman surat permohonan pemusnahan kepada Sekretaris Jenderal Bawaslu RI dengan tembusan kepada Bawaslu Provinsi Jawa Tengah. Terakhir, jajaran sekretariat tinggal menunggu terbitnya SK persetujuan pemusnahan resmi dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebelum tahapan pemusnahan fisik dapat dieksekusi.

Sementara itu, perwakilan Dinarpus Kabupaten Purbalingga, Hasan Nurudin, mengingatkan bahwa fungsi arsip sangat krusial sebagai bentuk perlindungan hukum dan pengamanan data instansi, mencontohkan pentingnya arsip-arsip penting seperti dokumen kependudukan kepala daerah.

"Arsip akan menjadi penting ketika ada permasalahan atau arsipnya hilang. Contoh misalkan suatu saat diperlukan arsip ijazah bupati atau wakil bupati. Kepentingan kita dalam mengelola arsip adalah dalam rangka mencari keselamatan, dalam hal ini yakni terkait pengelolaan arsip secara benar. Rapat hari ini dilaksanakan dalam rangka persiapan pembentukan tim pemusnahan arsip, dan kami di Dinarpus Kabupaten Purbalingga siap memfasilitasi sarana pemindaian (scan) untuk alih media dari hard file menjadi soft file," jelas Hasan Nurudin.

Komitmen Pimpinan Menjaga Eksistensi Dokumen Publik

Menutup rangkaian kegiatan tersebut, Ketua Bawaslu Kabupaten Purbalingga, Misrad, menegaskan komitmen lembaganya dalam merawat dan mengamankan arsip negara. Menurutnya, pengelolaan kearsipan yang baik bukan sekadar urusan internal birokrasi, melainkan bentuk pelayanan prima kepada masyarakat dalam menjaga transparansi informasi.

"Pentingnya kearsipan bagi Bawaslu yakni untuk menjaga eksistensi dokumen penting, ketika manajemen kearsipan sudah dikelola dengan baik saat, ketika masyarakat membutuhkan, Bawaslu Kabupaten Purbalingga dapat mengakses dengan mudah," tegas Misrad.